Gestion des indisponibilités

Créer une indisponibilité consiste à indiquer que la ressource est temporairement inexploitable par le crématorium. Les motifs d’indisponibilité sont différents selon le type de la ressource. Par exemple, un four peut être indisponible pour maintenance, pour panne ou encore pour arrêt programmé, une salle peut l’être pour travaux tandis qu’un célébrant peut l’être pour maladie ou congé payé.

Le module permet trois opérations concernant la gestion des indisponibilités :

Création d’une indisponibilité
Modification d’une indisponibilité
Suppression d’une indisponibilité

Gestion des indisponibilités non occurentes

Création d'une indisponibilité non occurente

Pour créer une indisponibilité, se rendre auparavant sur le planning d’une des ressources créées. Cliquer ensuite sur le jour sur lequel on souhaite créer l’indisponibilité. Un message avec deux options apparaîtra : « Créer une disponibilité » ou « Créer une indisponibilité ». Sélectionner « Créer une indisponibilité » afin d’ouvrir le formulaire permettant la création d’indisponibilités.

Création d'une disponibilite occurente

Pour ce faire, les informations suivantes sont à renseigner :

Date de début
Heure de début
Date de fin
Heure de fin
(Option « Toute la journée »)
Occurrence
Type d’événement
Titre ou Description
Ressources à affecter

Lorsque l’on sélectionne l’option « Toute la journée », l’heure de début et l’heure de fin ne sont plus à renseigner (elles disparaissent automatiquement) étant donné que l’indisponibilité couvrira la journée.

L’heure de début et l’heure de fin dépendent des critères « Temps de préparation » et « Durée de crémation » (pour les fours), « Temps de préparation » et « Durée de réservation » (pour les salles) et « Temps de réservation » (pour les célébrants) qui sont calculées automatiquement suite aux informations renseignées lors de la création des ressources.

Après avoir défini la date et l’heure de début ainsi que la date et l’heure de fin, une occurrence est à définir par le biais d’un menu déroulant. Sept types d’occurrence sont proposés. Parmi eux, on trouve l’occurrence « Aucune » qui signifie que l’événement sera non récurrent dans le temps. Si l’occurrence « Aucune » est choisie, un seul créneau sera créé.

Exemple

Si un utilisateur souhaite créer une indisponibilité pour cause de maintenance dans la salle A, le lundi 1er avril 2019 de 10 heures à 11 heures 30, il se dirigera sur le planning de cette salle afin de créer son événement. Il cliquera sur le 1er avril 2019 et choisira « Créer une indisponibilité ». Une fois sur le formulaire, il renseignera 01/04/2019 à 10 heures comme date et heure de fin puis 01/04/2019 à 11 heures 30 comme date et heure de fin. Il devra sélectionner l’occurrence « Jamais », le type d’événement « Maintenance », il mettra « Intervention Entreprise X » comme Description et affectera la ressource « Salle A ». Ensuite, il ne lui restera plus qu’à cliquer sur « Sauvegarder ». Un seul événement sera alors créé, soit une indisponibilité pour cause de maintenance (Intervention Entreprise X) le 1er avril 2019 de 10 heures à 11 heures 30 dans la salle A.

Modification d'une indisponibilité non occurente

Pour modifier une indisponibilité, se rendre sur le planning de la ressource dont on souhaite modifier une ou plusieurs données et cliquer sur l’indisponibilité en question. Une fenêtre, sur laquelle l’ensemble des informations sera récapitulé, apparaîtra (Date, heure de début, heure de fin, occurrence, type de l’événement, description de l’événement et le nom de la(les) ressource(s) affectée(s)). Sur cette fenêtre, un bouton permet de modifier l’événement. Cliquer dessus afin d’être rediriger sur le formulaire de modification de l’indisponibilité. En procédant de cette manière, il est possible de modifier l’ensemble des champs, à l’exception de l’occurrence. Modifier le(s) champ(s) souhaité(s) et cliquer sur « Sauvegarder ».

Suppression d'une indisponibilité non occurente

Pour supprimer une indisponibilité, se rendre sur le planning de la ressource que l’on souhaite supprimer. Une fenêtre, sur laquelle l’ensemble des informations sera récapitulé, apparaîtra (Date, heure de début, heure de fin, occurrence, type de l’événement et le nom de la(les) ressource(s) affectée(s)). Sur cette fenêtre, cliquer sur le bouton permettant de supprimer l’événement. Un message de confirmation apparaîtra. Cliquer sur « OK » afin de supprimer la disponibilité.

Gestion des indisponibilités occurentes

Création d'une indisponibilité occurente

Pour créer une indisponibilité, se rendre auparavant sur le planning d’une des ressources créées. Cliquer ensuite sur le jour sur lequel on souhaite créer l’indisponibilité. Un message avec deux options apparaîtra : « Créer une disponibilité » ou « Créer une indisponibilité ». Sélectionner « Créer une indisponibilité » afin d’ouvrir le formulaire permettant la création d’indisponibilités.

Pour ce faire, les informations suivantes sont à renseigner :

Date de début
Heure de début
Date de fin
Heure de fin
(Option « Toute la journée »)
Occurrence
Type d’événement
Titre ou Description
Ressources à affecter

Lorsque l’on sélectionne l’option « Toute la journée », l’heure de début et l’heure de fin ne sont plus à renseigner (elles disparaissent automatiquement) étant donné que l’indisponibilité couvrira la journée.

L’heure de début et l’heure de fin dépendent des critères « Temps de préparation » et « Durée de crémation » (pour les fours), « Temps de préparation » et « Durée de réservation » (pour les salles) et « Temps de réservation » (pour les célébrants) qui sont calculées automatiquement suite aux informations renseignées lors de la création des ressources.

Après avoir défini la date et l’heure de début ainsi que la date et l’heure de fin, une occurrence est à définir par le biais d’un menu déroulant. Sept types d’occurrence sont proposés. Parmi eux, on retrouve les occurrences :

Tous les jours
Toutes les semaines
Tous les mois
Tous les 3 mois
Tous les 6 mois
Tous les ans

Dès que l’utilisateur sélectionne une de ces occurrences, le formulaire évolue afin de lui proposer deux choix supplémentaires permettant de définir la fin de l’occurrence. L’utilisateur doit choisir entre « se termine jamais » (qui implique que l’événement aura une durée illimitée dans le temps) et « se termine le JJ/MM/AAA » (qui implique que l’événement aura une durée limitée dans le temps). Après avoir choisi une de ces deux options, cliquer sur « Sauvegarder » afin de créer l’indisponibilité occurrente.

Exemple

Si un utilisateur souhaite créer un créneau d’indisponibilité pour la salle A tous les lundis de 10 heures à 11 heures 30 d’avril 2019, il se dirigera sur le planning de cette salle afin de créer son événement. Il cliquera sur le premier lundi du mois d’avril 2019 (dans notre cas, il s’agit du lundi 1er avril 2019) et choisira « Créer une indisponibilité ». Une fois sur le formulaire, il renseignera 01/04/2019 à 10 heures comme date et heure de début puis 01/04/2019 à 11 heures 30 comme heure de fin. Il devra sélectionner l’occurrence « Toutes les semaines » et l’option « se termine le 29/04/2019 ». Suite à cela, il définira « Maintenance » comme type d’événement, « Intervention Entreprise X » comme description et « Salle A » comme ressource à affecter. Dès son choix validé, cinq indisponibilités seront créées pour cause de maintenance (Intervention Entreprise X) pour la salle A, soient les lundi 1er avril, lundi 8 avril, lundi 15 avril, lundi 22 avril et lundi 29 avril de 10 heures à 11 heures 30.

Modification d'une indisponibilité occurente

Pour modifier une indisponibilité, se rendre sur le planning de la ressource dont on souhaite modifier une ou plusieurs données et cliquer sur l’indisponibilité en question. Une fenêtre, sur laquelle l’ensemble des informations sera récapitulé, apparaîtra (Date, heure de début, heure de fin, occurrence, type de l’événement et le nom de la(les) ressource(s) affectée(s)). Sur cette fenêtre, un bouton permet de modifier l’événement. Cliquer dessus afin d’être rediriger sur le formulaire de modification de l’indisponibilité. En procédant de cette manière, il est possible de modifier l’ensemble des champs, à l’exception de l’occurrence. Modifier le(s) champ(s) souhaité(s) et cliquer sur « Sauvegarder ». Un message apparaîtra. Choisir une des trois options parmi celles proposées :

Modifier cet événement
Modifier cet événement et tous les suivants
Modifier tous les événements

Le nombre d’indisponibilités à modifier dépendra de l’option retenue. En effet, si l’on opte pour « Modifier cet événement », seule l’indisponibilité sélectionnée (parmi toutes celles figurant dans l’occurrence) sera modifiée.

Si l’on choisit l’option « Modifier cet événement et tous les suivants », la modification s’effectuera sur l’indisponibilité sélectionnée puis sur les indisponibilités suivantes.

Exemple

Si une indisponibilité a été créée sur une semaine (du lundi au samedi) avec une occurrence « Tous les jours », que l’on sélectionne le mercredi pour procéder à la modification et que l’on choisit l’option « Modifier cet événement et tous les suivants », la modification va avoir lieu sur les indisponibilités du mercredi, du jeudi, du vendredi et du samedi sans modifier celles du lundi et du mardi.

Enfin, « Modifier tous les événements » consiste à modifier l’ensemble des indisponibilités ayant la même occurrence.

Exemple

Si une indisponibilité a été créée sur une semaine (du lundi au samedi) avec une occurrence « Tous les jours », que l’on sélectionne le mercredi pour procéder à la modification et que l’on choisit l’option « Modifier tous les événements », la modification va s’effectuer sur toutes les indisponibilités, aussi bien sur celles du lundi et mardi que sur celles du mercredi, jeudi, vendredi et samedi.

Suppression d'une indisponibilité occurente

Pour supprimer une indisponibilité, se rendre sur le planning de la ressource que l’on souhaite supprimer. Une fenêtre, sur laquelle l’ensemble des informations sera récapitulé, apparaîtra (Date, heure de début, heure de fin, occurrence, type de l’événement et le nom de la(les) ressource(s) affectée(s)). Sur cette fenêtre, un bouton permet de supprimer l’événement. Cliquer dessus. Un message apparaîtra. Choisir une des trois options parmi celles proposées :

Supprimer cet événement
Supprimer cet événement et tous les suivants
Supprimer tous les événements

Le nombre d’indisponibilités à supprimer dépendra de l’option retenue. En effet, si l’on opte pour « Supprimer cet événement », seule l’indisponibilité sélectionnée (parmi toutes celles figurant dans l’occurrence) sera supprimée.

Si l’on choisit l’option « Supprimer cet événement et tous les suivants », la suppression s’effectuera sur l’indisponibilité sélectionnée puis sur les indisponibilités suivantes.

Exemple

Si une indisponibilité a été créée sur une semaine (du lundi au samedi) avec une occurrence « Tous les jours », que l’on sélectionne le mercredi pour procéder à la suppression et que l’on choisit l’option « Supprimer cet événement et tous les suivants », la suppression va avoir lieu sur les indisponibilités du mercredi, du jeudi, du vendredi et du samedi sans supprimer celles du lundi et du mardi.

Enfin, « Supprimer tous les événements » consiste à supprimer l’ensemble des disponibilités ayant la même occurrence.

Exemple

Si une indisponibilité a été créée sur une semaine (du lundi au samedi) avec une occurrence « Tous les jours », que l’on sélectionne le mercredi pour procéder à la suppression et que l’on choisit l’option « Supprimer tous les événements », la suppression va s’effectuer sur toutes les indisponibilités, aussi bien sur celles du lundi et mardi que sur celles du mercredi, jeudi, vendredi et samedi.