Suivi de réservation
Les pompes funèbres ont la possibilité de suivre l’évolution de chacune des réservations qu’elles effectuent. Pour ce faire, elles disposent de l’onglet « Mes crémations ». Dans cet onglet, l’utilisateur trouvera un tableau à partir duquel il pourra visualiser l’ensemble des réservations qu’il a réalisé. Pour cela, il devra cliquer sur la rubrique « Toutes mes réservations ». Quatre autres rubriques, caractérisant les quatre différents statuts de réservation, sont également consultables :
- Mes réservations en attente de validation
- Mes réservations en attente de pièces jointes
- Mes réservations acceptées
- Mes réservations refusées
1. Consultation d'une réservation
Dès qu’une pompe funèbre réalise une demande de réservation, elle a la possibilité de consulter les informations qu’elle a renseigné. Pour ce faire, elle devra cliquer sur la rubrique dans laquelle se trouve la réservation en question puis cliquer sur la réservation en question. Une fenêtre, sur laquelle l’ensemble des informations renseignées sera récapitulé, apparaîtra.
Les différentes réservations réalisées par une pompe funèbre sont retrouvables dans les quatre différentes rubriques selon le statut qu’affectera le crématorium à la réservation.
En effet, dès que la pompe funèbre effectue une réservation, elle sera automatiquement mise dans la rubrique « Mes réservations en attente de validation ». Cela signifie qu’elle est en attente de traitement par le crématorium. Une fois la demande traitée, le crématorium change le statut de la réservation et a le choix entre trois options :
- Accepter le créneau
- Refuser le créneau
- Placer le créneau en attente de pièces jointes
Lorsque le crématorium accepte le créneau, cela signifie que le processus de réservation a été respecté par la pompe funèbre et que la crémation pourra avoir lieu.
Placer le créneau en attente de pièces jointes signifie également que la crémation pourra avoir lieu mais que la pompe funèbre n’a pas encore envoyé les documents administratifs nécessaires au processus de crémation. Ce statut permet donc au crématorium de rappeler à la pompe funèbre qu’elle doit envoyer les différents documents.
Enfin, lorsque le crématorium refuse un créneau, cela signifie que la crémation ne pourra lieu. Dans ce cas-là, il devra indiquer un motif de refus à la pompe funèbre et cette dernière aura la possibilité de fixer sa crémation à une autre date.
Sur la fenêtre permettant à une pompe funèbre de consulter l’ensemble des informations qu’elle a renseigné pour une crémation, on trouve quatre boutons permettant de réaliser quatre actions distinctes :
- Modifier un créneau de crémation
- Modifier les informations relatives à une crémation
- Envoyer les documents administratifs nécessaires au processus de crémation
- Supprimer un créneau de crémation
2. Modification d'un créneau de crémation
Modifier un créneau de crémation consiste à modifier la date et/ou l’horaire du créneau initialement prévu. La pompe funèbre a recours à cette action lorsque la famille décide de décaler la date du fait d’une indisponibilité d’un des membres par exemple, ou encore lorsque le crématorium a refusé le créneau et que la pompe funèbre est dans l’obligation d’en demander un nouveau.
Pour ce faire, elle devra se rendre sur la fenêtre de consultation d’une réservation et cliquer sur le bouton « Choisir une autre date ». Elle sera alors redirigée sur un planning sur lequel l’ensemble des créneaux de crémation encore disponibles seront répertoriés. Elle devra en sélectionner un, valider son choix afin d’envoyer cette nouvelle demande au crématorium. La demande de réservation sera alors placée dans la rubrique « Mes réservations en attente de validation », le temps que le crématorium la traite.
3. Modification des informations relatives à une crémation
Une pompe funèbre modifie les informations relatives à une crémation dans deux cas :
- Elle se rend compte qu’elle a effectué une erreur de saisie lors de la réservation du créneau
- La demande de la famille évolue
Dans ces cas-là, la pompe funèbre devra se rendre sur la fenêtre de consultation d’une réservation et cliquer sur le bouton « Modifier les informations ». Elle sera alors redirigée sur le formulaire de saisie des informations de réservation. L’ensemble des champs seront complétés avec ce que la pompe funèbre avait saisi lors de la demande de réservation. Elle n’aura qu’à modifier le(s) champ(s) souhaité(s) et cliquer sur « Sauvegarder les modifications » afin de valider ses changements. Ces modifications n’auront aucun impact sur le statut de la crémation.
4. Envoi de documents administratifs nécessaires au processus de crémation
L’envoi des documents administratifs nécessaires au processus de crémation est une action obligatoire que doit réaliser chaque pompe funèbre dans le cadre d’une crémation. Ces documents sont au nombre de six et sont les suivants :
- Bon de commande
- Demande de crémation
- Certificat de décès
- Acte de décès
- Autorisation de fermeture de cercueil
- Autorisation de crémation
Il est possible d’envoyer ces documents depuis le portail. Pour ce faire, la pompe funèbre devra se rendre sur la fenêtre de consultation d’une réservation et cliquer sur le bouton « Ajouter les documents administratifs ». Une nouvelle page s’ouvrira. Une fois sur celle-ci, l’utilisateur pourra soit envoyer ses documents de manière groupée (envoyer les six documents dans un seul et même fichier) ou envoyer ses documents de manière séparée (envoyer les six documents dans six fichiers différents).
Envoi des documents groupés
Lorsqu’une pompe funèbre décide d’envoyer ses documents de manière groupée, elle devra cliquer sur « Type de document » et sélectionner « Documents groupés » parmi la liste des types de documents proposés. Suite à cela, elle devra cliquer sur « Choisir un document » afin d’ouvrir l’explorateur de fichiers de l’ordinateur et de sélectionner le fichier où est répertorié les six documents en question. Une fois le fichier sélectionné, cliquer sur « Ouvrir ». Le fichier sera alors ajouté et transmis au crématorium, qui pourra consulter le fichier.
Envoi des documents séparément
Lorsqu’une pompe funèbre décide d’envoyer ses documents de manière séparée, elle devra cliquer sur « Type de document » et sélectionner un des types de documents, à l’exception de « Documents groupés ». Suite à cela, elle devra cliquer sur « Choisir un document » afin d’ouvrir l’explorateur de fichiers de l’ordinateur et de sélectionner le fichier en question. Une fois le fichier sélectionné, cliquer sur « Ouvrir ». Le fichier sera alors ajouté et transmis au crématorium, qui pourra consulter le fichier. Réaliser ensuite cette même opération pour chacun des cinq autres types de documents.
Suppression d'un créneau de crémation
Supprimer un créneau consiste à annuler une réservation. Dans ce cas-là, la crémation n’aura pas lieu. Pour ce faire, la pompe funèbre devra se rendre sur la fenêtre de consultation d’une réservation et cliquer sur le bouton « Supprimer le créneau ». Une fenêtre de confirmation de suppression de créneau de crémation apparaîtra. Cliquer sur « OK » afin de confirmer sa volonté de supprimer le créneau et donc d’annuler la crémation.