Réservation des créneaux pour un client

La réservation de créneaux de crémation pour un client se trouve dans l’onglet « Réserver pour un client ». Elle permet à un crématorium d’effectuer une réservation de créneau à la place d’un de ses clients.

Pour entamer le processus de réservation, le crématorium doit cliquer sur le bouton « Réserver un créneau » afin de visualiser l’ensemble des créneaux de réservation disponibles. Pour que cette action soit réalisable, il doit auparavant avoir créé des disponibilités sur ses salles de cérémonie.

Suite à cela, il devra choisir un des créneaux disponibles parmi ceux proposés dans les 25 jours suivants le jour de réservation. L’utilisateur doit alors choisir un des créneaux disponibles pour entrer dans le formulaire de réservation de créneaux de crémation.

Le nombre de personnes présentes à la cérémonie est une donnée importante à prendre en compte car elle détermine quelle salle est à réserver dans le cas où le crématorium dispose de plusieurs salles de cérémonie avec des capacités d’accueil différentes. De ce fait, cette information est l’une des premières à demander aux proches du défunt car, dès que la pompe funèbre sera sur le planning de disponibilité des salles, elle devra sélectionner une salle ayant une capacité d’accueil supérieure au nombre de personnes qui seront présentes à la cérémonie.

Dès qu’un créneau est sélectionné, un message de confirmation de sélection apparaît sur lequel l’utilisateur devra cliquer sur « Je confirme » afin d’accéder au formulaire de réservation de crémation. Différents champs sont alors à renseigner. Les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires.

L’utilisateur commence par renseigner les informations relatives à la civilité du défunt :

Civilité du défunt (champ obligatoire)
Sexe du défunt (champ obligatoire)
Date de naissance du défunt (champ obligatoire)
Nom du défunt (champ obligatoire)
Prénom du défunt (champ obligatoire)
Nom de naissance (champ facultatif)

L’utilisateur doit ensuite renseigner les informations relatives au décès :

Adresse du décès (champ facultatif)
Code postal du décès (champ facultatif)
Ville du décès (champ obligatoire)
Pays de décès (champ facultatif)
Date et heure du décès (champ obligatoire)

Viennent ensuite les informations liées à la crémation :

Nombre de personnes présentes au crématorium (champ obligatoire)
Poids du défunt (champ obligatoire)
Taille du cercueil (menu déroulant avec 3 possibilités) (champ obligatoire)
Choix des options (champ facultatif)
Autres renseignements (champ facultatif)
Entrer l’adresse mail du client pour lequel vous souhaitez réserver (champ obligatoire)

Dans cette rubrique, il est indispensable et obligatoire que le crématorium renseigne l’adresse mail du client pour lequel il souhaite réserver afin que cette réservation apparaisse également sur l’espace dédié à la pompe funèbre en question. Pour faciliter le remplissage de ce champ, un système d’autocomplétion a été mis à place. Dès qu’un caractère est renseigné, une liste d’adresses mails est suggéré à l’utilisateur qui pourra sélectionner celle correspondant au client pour lequel il souhaite réserver.

Dans l’hypothèse où le nombre renseigné dans le champ « Nombre de personnes présentes au crématorium » est supérieur à la capacité d’accueil de la salle sélectionnée, un message d’erreur apparaîtra lors de la validation des informations.

Ensuite, les informations concernant le pouvoir sont à indiquer. Dans un premier temps, indiquer si le pouvoir est affecté à une personne physique ou à une personne morale (entreprise/organisme). Le formulaire de réservation évoluera selon le type de pouvoir sélectionné.

Si le pouvoir est affecté à une personne physique, les informations à renseigner sont les suivantes :

Nom (champ obligatoire)
Prénom (champ facultatif)
Adresse (champ facultatif)
Code postal (champ facultatif)
Ville (champ facultatif)
Pays (champ facultatif)
Téléphone fixe (champ facultatif)
Téléphone mobile (champ facultatif)
Mail (champ facultatif)

Si le pouvoir est affecté à une personne morale, les informations à renseigner sont les suivantes :

Nom de l’organisme (champ obligatoire)
Adresse (champ facultatif)
Code postal (champ facultatif)
Ville (champ facultatif)
Pays (champ facultatif)
Téléphone fixe (champ facultatif)
Téléphone mobile (champ facultatif)
Mail (champ facultatif)

Dans l’hypothèse où la personne morale est retenue, un bouton « Remplir avec les informations de la pompe funèbre » va apparaître. Il suffit de cliquer dessus si la pompe funèbre est également le pouvoir. Ce bouton permet de remplir automatiquement les informations de la pompe funèbre (Nom, adresse, téléphone fixe, téléphone mobile, adresse mail) pour laquelle on souhaite réserver.

Enfin, les informations concernant la destination des cendres sont à renseigner. L’utilisateur doit choisir entre trois options : « Inhumation », « Dispersion » ou « Ne sais pas ». Dans les deux premiers cas, l’utilisateur devra choisir un type de lieu pour la remise des cendres, ainsi que les informations suivantes :

Adresse (champ facultatif)
Code postal (champ facultatif)
Ville (champ facultatif)
Pays (champ facultatif)

Dans le cas où « Ne sais pas » est choisi, seuls les quatre champs ci-dessus sont à renseigner. Par la suite, les informations concernant l’entité à qui est destinée l’urne doivent être renseignées. Si l’entité est une personne physique, les informations à renseigner sont les suivantes :

Nom (champ obligatoire)
Prénom (champ facultatif)
Adresse (champ facultatif)
Code postal (champ facultatif)
Ville (champ facultatif)
Pays (champ facultatif)
Téléphone fixe (champ facultatif)
Téléphone mobile (champ facultatif)
Mail (champ facultatif)

Si l‘entité est une personne morale, les informations à renseigner sont les suivantes :

Nom de l’organisme (champ obligatoire)
Adresse (champ facultatif)
Code postal (champ facultatif)
Ville (champ facultatif)
Pays (champ facultatif)
Téléphone fixe (champ facultatif)
Téléphone mobile (champ facultatif)
Mail (champ facultatif)

L’utilisateur doit pour finir renseigner si l’urne doit être scellée.

Une fois la réservation complétée et validée, le crématorium pourra se rendre dans l’onglet « Gérer les réservations » afin de se rendre sur la réservation qu’il vient d’effectuer et la valider.

Astuce

Le formulaire de réservation est entièrement personnalisable par le client. Tous les champs hormis le champ « Client » peuvent être cachés, visibles ou obligatoires.